Le système de cotation original SHPVD permet tout à la fois de classer et de coter les documents papiers ou informatique et les objets.
La cote : exemple : SHPVD-BN- 108J-1120-006-00-01-01
Après le préfixe SHPVD-BN, la cote indique le numéro du fonds (exemple 008J). Puis elle comprend un numéro de dossier à 4 chiffres.
Le premier indique la nature du document (section 1 = administration, 2 = finances, 3 = ressources humaines, 4 = communication, 5 = courrier et autres relations extérieures, 6 = activités professionnelles).
Le second chiffre précise, au moyen de sous-sections, la nature du document (exemple dans la section 1 : 1 = création, naissance… 2 dissolution, décès.. .).
Le troisième indique si le document concerne principalement
1 une association, église, groupement,
2 une personne ou une famille,
3 les pouvoirs publics.
Le quatrième permet éventuellement de repérer un groupe de documents concernant particulièrement une personne, une époque….
Le nombre suivant, à 3 chiffres indique le numéro d’ordre du document dans le dossier. Les trois suivants indiquent s’il y a des éléments associés au document et le numéro de version s’il y en a plusieurs.
Le tableau de classement est à votre disposition en cliquant sur l'icône suivante :
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LES AUTRES DONNEES SUR LE DOCUMENT
Le tableau de tri indiquant plus précisément la façon dont sont répartis les documents selon leur nature est à votre disposition.
Le tableau qui donne les informations sur l’ensemble des documents d’un fonds indique ensuite les attributs du document, origine, forme, nature, état, assemblage, rangement. La colonne suivante donne les renseignements sur les images du document. Puis viennent les renseignements sur le nombre de feuillets et de pages, la taille du document, sa date de sa création.
Une brève description donne enfin le contenu du document.
Trois dernières colonnes indiquent le ou les noms de lieu et de personnes présents dans le document et un ou des mots clés le caractérisant.
La table de codification des attributs peut être téléchargée en cliquant sur l'icône suivante :
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Il faut en permanence rechercher les documents de toute nature : écrits, registres, témoignages, photographies, films, journaux, etc. relevant de l’ensemble des Eglises Réformées présentes et passées, ainsi que des écoles protestantes de la Vallée.
- inventorier ces documents et les réunir en un centre où elles seront classées et maintenues en état.
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